Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Fiskeri- og havbruksnæringens forsknings-finansiering AS (FHF) samler inn og bruker personopplysninger.

Erklæringen gir deg den informasjonen du har krav på når det samles inn personopplysninger om deg, herunder generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger, hvem vi deler personopplysninger med, samt dine rettigheter.  

Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person, herunder blant annet navn, postadresse, e-postadresse, IP-adresse og mobilnummer.

Hvem er behandlingsansvarlig?

FHF (organisasjonsnummer 921 995 121), ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for de personopplysninger FHF behandler i forbindelse med forsknings- og utviklingsprosjekter (FoU-prosjekter), når du besøker våre nettsider, eller når du kommer i kontakt med oss på annen måte.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

De personopplysningene vi behandler kan deles inn i følgende kategorier:

• Grunnleggende informasjon, slik som navn og kontaktopplysninger
• Demografisk informasjon, slik som fødselsdato og kjønn
• Situasjonsbilder og opptak av foredrag, webinar og workshops fra FHF-prosjekter og arrangementer
• Prosjektopplysninger, her under informasjon om rolle i prosjektet, prosjektnummer, startår, sluttår og type prosjekt.
• Opplysninger når du besøker våre hjemmesider, herunder dato og tid, hva slags PC/mobiltelefon, operativsystem og nettleser du bruker, IP-adresser, skjermstørrelse, etc.

Vi kan også behandle andre opplysninger dersom disse er samlet inn på grunnlag av ditt samtykke. Du vil i så fall få spesifikk informasjon om hvilke opplysninger vi samler inn og hva de brukes til når vi ber om ditt samtykke.

Anonymiserte opplysninger er ikke underlagt begrensninger med hensyn til behandling, ettersom de ikke lengre kan knyttes direkte eller indirekte til en person.  

Hvorfor behandler vi dine personopplysninger og hvor hentes opplysningene fra?

Vi behandler personopplysninger i forbindelse med administrasjon av våre FoU-prosjekter og til utsendelse av nyhetsbrev, ved påmelding til konferanser og arrangementer. Vi behandler også personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter, for eksempel i tilknytning til regnskapsførsel, arkivlovgivning og for å kunne fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til norsk lov. Du finner mer informasjon om de ulike formålene med behandlingen under.

Opplysningene vi samler inn for ovennevnte formål inkluderer både opplysninger du selv oppgir, informasjon vi samler inn tilknyttet dine besøk på våre nettsider, samt opplysninger som innhentes fra offentlig tilgjengelige kilder, som for eksempel fra din virksomhets nettside.

Kontaktregister

Vi lagrer kontaktinformasjon i vår prosjektdatabase. Formålet med denne behandlingen er å kunne identifisere og finne kontaktinformasjon til prosjektleder og prosjekt- og referansegruppe-medlemmer, samt fag- og ressursgrupper. Videre er formålet å ta ut statistikk, rapporter og oversikter knyttet til prosjekter.

For å ivareta hensynet til transparens, er en oversikt over FHFs styremedlemmer, fag- og ressursgrupper og prosjekt- og referansegruppemedlemmer tilgjengelig på www.fhf.no.

Saksbehandling og arkiv

FHF bruker et NOARK-godkjent arkiv- og saksbehandlersystem til elektronisk journalføring, elektronisk lagring av dokumenter, samt duplikat av vårt kontaktregister. Det er utarbeidet rutiner for bruk av arkivsystemet og registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningen. Ved innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven.

Ved innsending av innspill lagrer FHF informasjon om avsenders navn, telefonnummer og e-postadresse i kontaktregistret.

Hvis du retter en henvendelse til FHF ved for eksempel å sende oss en e-post, vil relevante opplysninger kunne bli lagret, som navn og e-postadresse.

FHF er pålagt å ha en offentlig postjournal. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter.

Resultatmåling

For å kunne måle prosjektresultater sender FHF ut spørreundersøkelser på e-post, ved prosjektstart og -avslutning.

Nyhetsbrev

FHF sender ut nyheter på e-post og publiserer nyhetssaker på sosiale medier slik som på våre Facebook-, LinkedIn og Twitter-sider. I nyhetssakene publiseres videoer og bilder fra FHF-prosjekter. De videoer som publiseres er ofte prosjektleveranser og bilder hentes som regel fra prosjektrapporter.

For at vi skal sende nyhetsbrevene til riktig person, må vi registrere navn, firma og e-postadresse. Disse opplysningene slettes fra vår nyhetsbrevliste når vi får beskjed om at du ikke lenger ønsker å motta informasjon fra oss. Opplysningene slettes også om vi får tilbakemelding om at e-postadressen ikke lenger er aktiv.

Arrangementer

Når du melder deg på FHF-arrangementer og workshops, ber vi deg registrere navn, organisasjon, adresse, e-post, jobbtelefon og stillingstittel. Med unntak av navn og organisasjon, som vil bli publisert på deltakerlister og e-postadresse som vises i innkallelsen til webinarer i Teams, deles opplysninger ikke med andre. 

Opplysninger benyttes til å lage en oversikt over antall personer og bedrifter som deltar på et arrangement, til å sende deg en evalueringsforespørsel i etterkant av arrangementet, samt en invitasjon til neste års arrangement. De to sistnevnte kan du reservere deg imot når du melder deg på arrangementet.

På våre arrangementer tar vi situasjonsbilder som publiseres på  www.fhf.no, vår facebookside, LinkedIn- og twitterkonto.

Opptak av foredrag, webinar og workshops gjennomført på Microsoft Teams vil noen ganger publiseres på www.fhf.no og vår facebookside. I de tilfellene vil det alltid opplyses om dette til deltagerne.

Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) til å loggføre bruken av fhf.no. Formålet med dette er å føre statistikk over bruken og danne grunnlag for å kunne forbedre nettsiden. Du kan velge å avstå fra bruk av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i din nettleser. Dette vil imidlertid kunne medføre at du ikke vil få tilgang til enkelte funksjoner på nettsiden. Du kan lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler i vår cookieerklæring. 

Facebook

Vi utarbeider statistikk og kartlegger trender for å videreutvikle og forbedre vår Facebook-side. Gjennom verktøyet Facebook Insight kan vi som administrator få anonymisert informasjon og statistikk om brukerne som besøker vår facebook-side. Denne informasjon knyttes ikke direkte til deg som bruker. Statistikken som vi kan hente ut gir svar på:

• Rekkevidde: Antall personer Facebook-siden har nådd ut til via betalt distribusjon (annonser) og ikke-betalt distribusjon, sortert etter alder, kjønn, brukerens land, by og språkinnstilling på Facebook. Dette inkluderer innlegg (innlegg omfatter statuser, bilder, lenker, videoer med mer), innsjekkinger, annonser samt sosial informasjon. Sosial informasjon er en form for organisk distribusjon og omfatter når en persons venn liker eller følger siden, kommenterer eller liker et innlegg, deler et bilde fra siden og sjekker inn på siden mm. Videre kan vi ta ut statistikk på faner på siden som ble vist da bruker besøkte siden, samt de mest vanlige henvisende eksterne domener som sender trafikk til vår Facebook-side (f.eks. google.no og google.com).
• Likerklikk: Totalt antall personer som liker følger vår Facebook-side, nye personer som liker siden, språkinnstilling hos brukeren, når brukeren var tilkoblet, samt antall personer som sluttet å like siden sortert etter land, by, alder og kjønn.
• Engasjement: Antall personer som snakker om siden, klikker på siden samt klikker på hvilket som helst innhold på Facebook-siden. Dette inkluderer positive eller negative tilbakemeldinger, innsjekk på FHF både via PC og mobil, informasjon om hvor mange ganger og hvor lenge en video har blitt sett på (30 sek, 3 min eller helt til slutten), sortert etter alder, kjønn, land, by og språkinnstilling hos brukeren.

Google Analytics

For å lage et brukervennlig nettsted analyserer vi brukermønsteret til de som bruker vår nettside gjennom analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler for å registrere brukerens IP-adresse som gir informasjon om brukerens bevegelser på nett.

Statistikken gir svar på hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

FHF anonymiserer brukerens IP-adresse før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den anonymiserte IP-adressen brukes til å identifisere deg som besøker vår nettside.

LinkedIn

Vi utarbeider statistikk og kartlegger trender for å videreutvikle og forbedre vår LinkedIn side.

Statistikken viser:

• Følgernes navn og demografi
• Rekkevidde på innleggene vi publiserer
• Antall besøk på siden vår, hvilken profesjon besøkende har og om de bruker desktop eller mobil
• Navn på de som liker og kommenterer innleggene vi publiserer.

Twitter

Vi utarbeider statistikk og kartlegger trender for å videreutvikle og forbedre vårt Twitterkonto. Statistikken viser:

• Følgerenes navn
• Følgerenes hovedinteresser
• Kjønn
• Land
• Informasjon om hvem som liker FHFs innlegg
• Informasjon om hvem som nevner FHF i sine innlegg

Youtube

På FHFs Youtubekanal publiserer vi videoer tilknyttet prosjekter.

Vi kan hente ut statistikk som viser:

• Hvilke filmer som er sett (antall ganger, unike brukere og tiden seerne har brukt på å se videoene)
• Hvilket land seerne kommer fra
• Informasjon om hvor seerne har funnet linken til videoen

Utbetaling av honorar/reiseutgifter

FHF registrerer opplysninger som er nødvendig for utbetaling av honorarer og reiseutgifter til deltagere i fag-, ressurs- og ekspertgrupper, evaluatorer og styremedlemmer.

Henvendelser til FHFs sentralbord

Når du ringer inn til FHFs sentralbord registreres nummer, tidspunkt for anropet samt anropets lengde.

Besøkende til FHFs lokaler

Når du besøker FHFs lokaler registreres navn, firma, telefonnummer og tidspunkt for besøket.

Hvorfor har vi lov til å behandle dine personopplysninger?

Etter personvernlovgivningen plikter FHF å basere sin behandling av personopplysninger på et lovlig behandlingsgrunnlag. Vår behandling av personopplysninger skjer med grunnlag i et eller flere av de følgende grunnlagene:

• Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet.
• Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler oss, herunder for eksempel å oppbevare opplysninger i henhold til bokføringslovgivningen.
• Behandlingen er nødvendig for formål knyttet til en rettslig interesse som forfølges av oss, betinget av at dine interesser eller grunnleggende rettigheter eller friheter ikke går foran og krever vern av dine personopplysninger.
• Du har gitt ditt samtykke til behandlingen av dine personopplysninger et ett eller flere spesifikke formål.

Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Det er frivillig å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å motta nyhetsbrev, påmelding til arrangement og sende inn innspill.

Ved deltagelse i FHF-finansierte prosjekt må du imidlertid oppgi navn, firma, e-postadresse og jobbtelefonnummer. Videre må du oppgi navn, personnummer og kontonummer ved utbetaling av honorar for deltakelse i fag-, referanse- og ressursgruppemøter.

Hvem deler vi personopplysninger med?

Vi vil kunne dele dine personopplysninger med våre tekniske underleverandører der dette er nødvendig for å oppfylle vår oppdragsforpliktelse. Dersom det foreligger en lovfestet plikt, vil vi også kunne dele dine opplysninger med offentlige myndigheter.

De selskapene vi engasjerer som behandler personopplysninger på vegne av oss, kalles databehandlere. Når vi benytter en databehandler inngår vi en databehandleravtale som regulerer hvordan behandleren kan behandle de personopplysningene som blir gjort tilgjengelig. Databehandleravtalene regulerer også hvilke formål personopplysningene kan brukes til på vegne av FHF.

Hvor lenge lagres personopplysningene?

FHF oppbevarer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Dette gjelder likevel ikke dersom lagring er lovpålagt i en lengre periode enn det formålet tilsier.

Hvilke rettigheter har du?

Personvernreglene gir deg en rekke rettigheter, herunder rett til innsyn, retting og sletting av personopplysningene vi har lagret.

Vi er opptatt av at de personopplysningene som vi har lagret om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager at dine opplysninger ikke er korrekte, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss. Dette gjelder også dersom du ønsker at dine personopplysninger skal slettes.

Når det gjelder krav om sletting, gjelder ikke dette for de opplysninger som er nødvendige for at vi skal kunne levere en tjeneste som du fremdeles ønsker å ha tilgang til, eller det er lovpålagt å oppbevare opplysningene i en spesifikk periode.

Du har også rett til dataportabilitet. Dette innebærer at du blant annet får mulighet til å ta med deg dine personopplysninger i et maskinlesbart format. 

Videre har du rett til å motsette deg behandling av personopplysninger og rett til å motsette deg personprofilering og automatiserte avgjørelser. Dette medfører at du kan kreve at dine person-opplysninger ikke analyseres for å avdekke din adferd, preferanser, evner eller behov. Dette gjelder likevel ikke dersom behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du har inngått med oss eller dersom du tidligere har gitt ditt uttrykkelige samtykke til behandlingen. Dersom du mener vi ikke følger denne personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning kan du sende FHF en klage. Du kan også klage til Datatilsynet.

Hvordan sikres personopplysningene?

FHF har etablert rutiner og tiltak for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til dine person-opplysninger og at all behandling av opplysningene skjer i tråd med gjeldende rett. Tiltakene inkluderer blant annet jevnlige risikovurderinger for å ivareta informasjonssikkerheten samt rutiner for innsyns- og rettingsforespørsler.

Endringer i personvernerklæringen

Det kan forekomme endringer i vår personvernerklæring. Dersom vår personvernerklæring er gjenstand for oppdatering, vil den oppdaterte erklæringen bli gjort tilgjengelig på vår hjemmeside, fhf.no.

Kontaktinformasjon

Send oss gjerne en e-post til post@fhf.no hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler person-opplysninger eller ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv.

Du kan også kontakte personvernombud Fredrik Johansen på e-post fredrik.johansen@fhf.no eller telefon 454 74 841.

 

Ansvarlig: Fredrik Johansen

Godkjent: Terry B. Rian

Versjon: 01

Sist revidert: 07.04.2021